INSTRUMENTOS DE CONTROLE E GESTÃO ADMINISTRATIVA NAS ASSSOCIAÇÕES DE PROTEÇÃO VEICULAR

 

“Wander Barbosa”

 

1 – INTRODUÇÃO

A introdução de Instrumentos de Controle e Gestão Eficaz nas Associações de Proteção Veicular, decorre da constatação de reiterados e contumazes casos de práticas e comportamentos antiéticos testemunhados diariamente em solo brasileiro e que comprometem e fulminam em definitivo, a imagem de diversas instituições.

Assim, não é por acaso que, entidades comprometidas com o crescimento enviesado em raízes sólidas e sustentáveis se postam em combater esse tipo de prática com adoção de inúmeros mecanismos, notadamente às boas práticas de governança corporativa e utilização de instrumentos de controle eficazes.

Sob esse aspecto, com escopo de regulamentação das atividades associativas, foi fundada em abril de 2016 a AAAPV (Agência de Autorregulamentação das Entidades de Autogestão de Planos de Proteção Contra Riscos Patrimoniais) estabelecendo-se como entidade representativa do setor associativista tendo como finalidade principal buscar o fortalecimento do movimento associativista e suas relações com a sociedade além de contribuir para o desenvolvimento econômico social e sustentável do país.

Dentre sua finalidade estatutária precípua, estabeleceu-se como valores a serem defendidos pela referida associação, a promoção de valores éticos, morais e legais, incentivar práticas de cidadania e responsabilidade socioambiental, defender o diálogo, o respeito e a transparência nas relações com os associados e com a sociedade, atuar com profissionalismo e transparência e valorizar a diversidade e a inclusão social.

Somando-se às finalidades estatuídas pela AAAPV e que contribui significativamente nessa seara, outro instrumento indispensável a se permitir uma gestão que seja sinônimo das boas práticas governamentais e que se caracteriza como uma das formas mais eficazes de combate às ilegalidades administrativas, inclui-se elaboração e disseminação entre colaboradores, associados e parceiros comerciais de um completo Código de Conduta Ética.

Independentemente do porte da organização, um código é um dos primeiros passos para reforçar a cultura de integridade da associação. Ele é essencial para garantir a transparência e o respeito às leis e normas no ambiente organizacional.

Desta forma, o presente artigo busca demonstrar a importância na elaboração do código de conduta, no estabelecimento de poíticas de Compliance, bem como, os inúmeros benefícios decorrentes de sua implementação.

 

2 – O QUE É O CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA?

O código de conduta ética, é um conjunto de regras que estabelece valores, e orienta as ações de um determinado grupo de colaboradores de acordo com os princípios da organização. Ele pode ser visto como um conjunto de normas, através das quais a instituição indica e esclarece as suas próprias responsabilidades éticas, sociais e ambientais.

O código de conduta ética estabelece padrões de comportamentos esperados, o que facilita a governança corporativa. Ele se destina, essencialmente, a orientar as ações de seus colaboradores e explicitar a postura da entidade em face dos diferentes públicos com os quais interage, contribuindo e patrocinando a transparência e segurança junto às pessoas na qual realiza negócios jurídicos.

De acordo com (MARINHO, 1999)[1].  A ética empresarial vem a ser a tentativa de buscar o maior grau de realização possível dentro da empresa dos valores nos quais os seus membros creem, por convicção, gerando responsabilidade, externa e interna, por parte da alta administração e de toda comunidade empresarial pelas consequências possíveis de cada ação.

Um instrumento utilizado para transmitir estes valores é o código de conduta, que vem ganhando importância e, sendo utilizado com uma frequência cada vez mais alta por empresas no mundo todo (CARASCO; SINGH, 2003).

A ética empresarial deve se refletir sobre as normas e valores de uma companhia, funcionado como um contrato social segundo o qual os membros se comportam de maneira harmoniosa, levando em conta os interesses dos outros (MONTEIRO; ESPIRITO SANTO; BONACINA, 2005).

Alves (2005, p.29) ressalta que o código de conduta pode ser interpretado atualmente como um meio das empresas manterem os padrões de conduta julgados necessários à continuidade de sua boa reputação junto à sociedade, sendo estabelecidos padrões normativos, que possam ser levados em conta quando do processo de tomada de decisões éticas de seus funcionários, seja como guia de conduta, como de coerção.

Invocando-se a doutrina estrangeira, temos como lição, a implementação de um Código de Conduta Ética, elementos que devem ser regidos por seis princípios básicos. É assim que nos ensina Schwartz (2002)[2]:

• confiabilidade (honestidade, integridade, lealdade);
• respeito (direitos humanos);
• responsabilidade (assumir as responsabilidades pelos atos decorrentes de suas atividades);
• justiça (ser justo, imparcial);
• ser cuidadoso (evitar danos ou prejuízos desnecessários);
• cidadania (obedecer à lei).

 

Como uma Associação de Proteção Veicular deve Elaborar seu Código de Conduta Ética?

No campo das Associações de Proteção Veicular, na elaboração do Código de Conduta Ética é imprescindível sejam estabelecidas diretrizes de governança que abordem ao menos os seguintes pontos:

Cada organização deve definir como será o seu código de ética a partir das suas particularidades e características únicas.

• Missão e visão da Associação;
• Princípios e valores da Entidade.

Princípios éticos nos relacionamentos:

• Nome do profissional responsável pela Ética na associação.
• Relações com os colaboradores;
• Relações com associados;
• Relações com os fornecedores;
• Relações com o setor público;
• Relações com outras entidades de mesma natureza jurídica.
• Relações com a comunidade;
• Relações com a mídia;
• Relações com os prestadores de serviços e subsidiárias.
• Normas e padrões de comportamento da entidade e de seus colaboradores;
• Critérios à despeito da elaboração e divulgação dos resultados financeiros
• Políticas de prospecção e adesão de novos associados.
• Adequação às normas de proteção e forma de tratamento de dados (LGPD)
• Canais específicos para informar alguma desconformidade ao código
• Forma eleição e atuação de comitê para apuração e tratamento de faltas éticas.

 

3 – CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DE UMA ASSOCIAÇÃO DE PROTEÇÃO VEICULAR

As sociedades contemporâneas, desenvolvidas e em desenvolvimento, devem manter os arranjos sociais equilibrados pelas instituições e organizações públicas.

É notório que o papel das empresas privadas é peça fundamental nesse módulo contínuo que tende naturalmente ao desequilíbrio em face das assimetrias de recursos, sejam eles humanos, naturais, tecnológicos ou financeiros. Não obstante o apresentado, apenas a existência das organizações públicas e das empresas privadas também não é suficiente para o tão almejado desenvolvimento social.

Portanto, desde há muito tempo, coexistem organizações que, embora privadas, possuem objetivos estatutários de interesse público ou associativo, com atividades voltadas para a promoção humana e o bem-estar social.

Com o híbrido da origem privada e objetivo preponderantemente de caráter público, esse conjunto de organizações, recentemente nominadas em algumas leis como organizações da sociedade civil, apresentam, na sua imensa maioria das vezes, um universo multifacetado, popularmente chamado “terceiro setor”.

O perfil e características intrínsecas à essas organizações que compõem o terceiro setor são tão peculiares que, se tomarmos por base comparativa as estruturas e os sistemas de gestão de empresas privadas (com perspectiva de obtenção de lucros) ou até das organizações estatais, teremos um espectro incrivelmente amplo com inúmeras particularidades. Elencar as peculiaridades mais relevantes e ambientá-las sob o olhar das práticas de governança nos ajudará na elucidação do grande desafio que o terceiro setor tem pela frente: navegar nos caminhos da gestão de excelência com transparência, equidade e efetivo cumprimento da finalidade associativa.

Estabelecer métricas e dados mensuráveis, aptos a permitir-se ao interessado imiscuir-se nas práticas administrativas e valorá-las sob seus critérios próprios, amparando uma eventual tomada de decisão a despeito de sua integração nessa entidade, seja como beneficiário de seus serviços (associado), colaborador, incentivador ou parceiro comercial, revela-se como indissociável ao crescimento e desenvolvimento da organização.

Como premissa decorrente de critérios universais, as organizações que integram o terceiro setor, possuem 4 pontos característicos comuns, sendo eles:

1. Os objetivos estatutários são, de maneira geral, de interesse público e, quando não, de interesse associativo restrito aos associados, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas.
2. Independência do Estado, ou seja, são organizações privadas com gestão própria. Embora ainda não exista um diploma legal que, de forma ampla e objetiva, regule o terceiro setor (nada obstante as ações perpetradas pela AAAPV), há inúmeras leis que devem ser observadas.
3. Ausência de fins lucrativos, isto é, são organizações que não distribuem nenhum excedente a nenhum de seus membros, reinvestindo seus superávits exclusivamente em sua missão estatutária.
4. Institucionalização do ponto de vista legal de registro de uma organização nos órgãos competentes, e constituídas de forma voluntária por iniciativa de uma ou várias pessoas físicas e ou jurídicas (desde que as jurídicas sejam também privadas).

Concluímos, portanto, que a associação se caracteriza pela união de pessoas em prol de uma causa lícita, sem intuito de lucro e como tal, presta-se a atender aos anseios e expectativas de seus membros, sejam de cunho econômico ou não, mediante utilização de recursos que são fornecidos de forma solidária pelos associados.

Portanto, a razão de existir de uma associação é a presença de pessoas ou empresas que observam na entidade uma forma de solucionar questões de seu interesse por meio da ação de um relevante grupo de pessoas, exigindo-se assim, um esforço mínimo de cada participante e que, unidos, constituem potente instrumento de ação que poderá ser aproveitado em benefício de todos.

Sob essas premissas, a exata conceituação dos objetivos sociais da entidade, notadamente a forma em que são conduzidas as práticas administrativas, balizadas por um Código de Conduta Ética e manuais de boas práticas, é fundamental no que diz respeito a viabilizar e despertar o interesse de novos associados.

A integração de novos membros, por consequência, é fator preponderante a solidificação da associação e é por essa razão que medidas que viabilizem o ingresso de novo associados devem ser incentivadas e desenvolvidas de forma permanente.

Dentre uma dessas estratégias, a criação, divulgação do Manual de Boas Práticas na Associação deve ser alçada a condição de Princípio Fundamental de sua própria existência, fazendo constar tal obrigação inclusive em seu Estatuto Social e Regulamentos.

 

 

4 – MISSÃO DE UMA ASSOCIAÇÃO DE PROTEÇÃO VEICULAR

Associações são organizações sem fins lucrativos e entidades de direito privado que reúnem pessoas em favor de um bem comum em prol do bem-estar, do social, da cultura, política, filantropia ou realização de processos produtivos de bens e/ou serviços coletivos.

Embora a legislação (Novo Código Civil Lei nº 10.406) não estabeleça um número mínimo para se organizar uma Associação, na prática, porém, o número recomendável é de 10 (dez) a 20 (vinte) pessoas, pois é o quantitativo necessário para preencher os cargos do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal que o Novo Código Civil exige que sejam formados.

Considerando-se que, para que possa a Associação de Proteção Veicular obter as condições econômicas mínimas de forma a permitir cumprir com seu objetivo social, ou seja, a proteção ao patrimônio de seus membros, é imprescindível contar com o maior número de adesões o quanto possível, ou seja, obtendo-se o mínimo esforço individual e tornando-se grande e forte sob o aspecto coletivo.

Em resumo, quanto maior o número de associados contribuintes, menor será o valor a ser rateado, tendo-se em conta que se trata de valor variável, de acordo com a quantidade de eventos ocorridos em cada mês.

Para obter informações sobre estratégias de captação de associados, consulte esse link.

Em virtude desta meta, constitui-se boa prática a explicitação clara dos objetivos em seu estatuto social, de maneira a refletir na plenitude da missão da associação, os trabalhos e/ou serviços a serem desenvolvidos, mostrando-se atraente a novos associados bem como, fazendo frente e obstando as investidas de natureza cível e criminal deflagradas pelo Ministério Público.

 

5 – DO NOME E MARCA REGISTRADA DA ASSOCIAÇÃO

As Associações de Motoristas que se unem com vistas à proteção veicular são pessoas jurídica de direito privado e em sua maioria possuem nomes próprios e exclusivos, ou seja, criam suas marcas de forma independente e não ligadas a nomes e ou denominações outras, que tanto podem ser pessoas físicas ou empresas que as apoiam, inclusive financeiramente, na sua operação.

Embora estes nomes não tenham vínculos com seus financiadores de forma direta, não raro a denominação é relacionada à atividade fim. Em suma, é boa prática a independência e a autonomia tanto da identificação quanto do seu uso, pois há casos de cessão de uso da marca para campanhas de arrecadação de donativos com terceiros. Este ato deve ser sempre bem analisado para não haver danos à imagem da associação por ligação com marcas não idôneas.

Portanto, o registro da Marca junto ao INPI é de fundamental importância na trajetória de sucesso da Associação de Proteção Veicular.

4 – ADEQUAÇÃO ÀS NORMAS LEGAIS

O fato de uma Associação de Motoristas com vistas à proteção veicular possuir objetivos que promovam o bem comum, não a desonera da observância irrestrita às leis e normas vigentes aplicadas ao seu campo de operação, notadamente em razão do expressivo crescimento de entidades com vistas a idêntico interesse social e com holofotes lançados sobre si, atraindo o interesse em promover sua fiscalização pelos órgãos públicos correspondentes, notadamente o Ministério Público e SUSEP [3].

Importa, sob esse aspecto, destacar as incontáveis ações criminais que revelam o Ministério Público Federal (MPF) oferecendo denúncias em face dos diretores das associações, imputando-lhes suposta prática do crime previsto no artigo 16 da Lei nº 7.492/86[4], o qual descreve a atuação como seguradora, sem a devida autorização da autarquia competente, a SUSEP (Superintendência de Seguros Privados).

Imprescindível, portanto, todos os documentos legais e formais exigidos pelos órgãos competentes devem ser obtidos tanto para o início quanto para a manutenção das atividades, quer seja com vistas ao combate e enfrentamento de ações fiscalizatórias, quer seja com vistas a mostrar-se sedutora ao ingresso de novos associados e formação de novas parcerias de interesse da associação.

Intrínseca ao objetivo institucional, uma série de prestações de contas compulsórias se fazem necessárias aos mais distintos organismos reguladores e ou fiscalizadores, na sua maioria instâncias públicas.

Cabe, portanto, independentemente do tamanho e do grau de desenvolvimento da associação, o fiel cumprimento da legislação pertinente, acompanhada da prestação de contas a todas as partes interessadas (stakeholders)[5].

 

4.1 – Dos Relatórios Mensais

 

Considerando-se, essencialmente, a natureza e objetivo social da Associação de Proteção Veicular, notadamente às contribuições mútuas imprescindíveis à execução de sua finalidade precípua, estimada em razão dos encargos suportados frente às demandas trazidas pelos associados em um determinado período, a transparência figura-se como imprescindível a demonstração de práticas administrativas fidedignas, claras e auditáveis.

É que, consoante sua natureza estatutária, consistente em auxílio mútuo, onde os valores a serem suportados pelos associados decorre dos desembolsos ocorridos no mês anterior a título de indenizações e que se presta a apontar o valor a ser dispendido por cada associado em forma de rateio, a clara demonstração e comprovação dos encargos exigíveis devem ser apresentados de forma a não se permitir dúvidas ou, quando existentes, facilmente esclarecidas.

 

4.1.2  – Demonstrações Contábeis e financeiras

Desde 1º de janeiro de 2012, entrou em vigência a NBC ITG 2002 que trata sobre as entidades sem finalidade de lucros, aprovada pela Resolução CFC 1.409/2012. Esta interpretação estabelece critérios e procedimentos específicos de avaliação, de reconhecimento das transações e variações patrimoniais, de estruturação das demonstrações contábeis e as informações mínimas a serem divulgadas em notas explicativas de entidade sem finalidade de lucros, como é o caso das Associações de Proteção Veicular.

A estrutura patrimonial definida pela Lei das Sociedades por Ações (Lei 6.404/1976) é a base da contabilidade do terceiro setor, entretanto, algumas adaptações devem ser feitas e dizem respeito, principalmente, à nomenclatura de algumas contas a serem utilizadas.

A escrituração contábil deve respeitar o Regime de Competência, o Princípio da Entidade e o Regime do Registro por Valor Original e o determinado nas NBC.

Plano de Contas (ou Elenco de Contas) é o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.

Desta forma, as demonstrações financeiras devem ser elaboradas e apresentadas em conformidade com as práticas contábeis emanadas da legislação societária brasileira e levam em consideração a Norma Brasileira de Contabilidade – ITG 2002 específica para Entidades sem Finalidades de Lucros e a NBC TG 1000 – Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade para preparação de suas demonstrações financeiras.

Define-se como balanço patrimonial o levantamento que se faz dos ativos e passivos da entidade. Como ativos, entendem-se bens e direitos que possam ser convertidos em valores monetários. Já os passivos são obrigações e dívidas. E ambos são fatores fundamentais para compreender o patrimônio da organização e, consequentemente, fazer um balanço fidedigno.

O balanço patrimonial, necessariamente, deve representar o retrato da associação em uma data específica. Por isso, diz-se que se trata de uma demonstração estática. Ou seja, apresenta a situação contábil, financeira e econômica da entidade em um momento exato. É importante acrescentar ainda que o balanço deve apresentar um “resultado de patrimônio líquido”. Esse valor é a diferença entre total de ativos e os passivos e é ele que serve como principal critério para determinar a situação em que se encontra um negócio e servirá como elemento de exame aos novos associados e parceiros comerciais (bancos, prestadores de serviços Etc).

 

4.1.3 – Prestação de Contas

Uma das principais obrigações dos administradores das Entidades de Interesse Social é prestar contas, primeiramente, ao próprio órgão deliberativo da entidade, e, por fim, ao Poder Público por meio dos diversos órgãos governamentais, de acordo com a natureza jurídica, registros, títulos e certificados que pleiteiem ou possuam.

“Prestação de contas” é o conjunto de documentos e informações disponibilizados pelos dirigentes das entidades aos órgãos interessados e autoridades, de forma a possibilitar a apreciação, conhecimento e julgamento das contas e da gestão dos administradores das entidades, segundo as competências de cada órgão e autoridade, na periodicidade estabelecida no estatuto social ou na lei.

A prestação de contas, especificamente quanto às Associações de Proteção Veicular devem estabelecer correlação entre os valores efetivamente apurados e os custos suportados, seja com remunerações aos colaboradores, prestadores de serviços e membros da administração, bem como os valores dispendidos em forma de atendimento à danos suportados pelos associados em cada período.

 

4.1.4 – Parecer do Conselho Fiscal

O cumprimento dessa exigência depende da estrutura administrativa da entidade, quanto à previsão, ou não, no seu estatuto. O interessante é que a pessoa jurídica tenha em sua estrutura pelo menos três órgãos internos distintos, sendo um deliberativo (assembleia geral), um diretivo (diretoria, secretaria executiva ou coordenadoria) e um órgão interno de fiscalização (conselho fiscal).

 

4.1.5– Relatório de Auditoria Independente

O exame de auditoria para as Entidades de Interesse Social, feito por auditores independentes, é uma exigência que pode ser feita pelo Poder Público às entidades destinatárias de recursos públicos ou por previsão contida no estatuto da entidade. Por exigência de quaisquer dos interessados citados, deve a auditoria ser feita por auditor independente.

Em se tratando de momento de relativa insegurança jurídica quanto as intermináveis ações propostas pelo Ministério Público[6] à despeito da legalidade das Associações de Proteção Veicular, o relatório realizado por Auditoria Independente figura-se como elemento de vigor imensurável apto a demonstrar, de plano, a legalidade da associação e integral cumprimento de suas finalidades estatutárias.

 

4.2 – LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados

A coleta, guarda e uso de dados pessoais e de dados pessoais sensíveis devem receber tratamento na forma prevista pela LGPD.

Nas Associações de Proteção Veicular, por sua vez, é agregado expressivo número de informações consistentes em dados pessoais, sensíveis ou não. Referidas entidades, contemplam uma parcela expressiva dos ambientes que estão sujeitos aos desafios de adequação à LGPD e seus impactos.

Sob a luz dos Princípios da LGPD, a necessidade de adequação às normas impõe, portanto, grandes mudanças na rotina das associações, sendo de vital importância sejam adotadas as medidas para a correta adequação o quanto antes.

 

5 – CONCLUSÕES

Corolário lógico do crescimento registrado pelo setor, bem como a presença do interesse de expressivo número de pessoas que aderem à modalidade associativa como mecanismo de proteção patrimonial, é inevitável deparar-se, cedo ou tarde, com fiscalização do Ministério Público.

Todavia, com adoção das exigências legais correspondente e adoção de políticas administrativas vinculadas a um Código de Conduta Ética eficiente, estará resguardada e protegida contra qualquer sanção.

Desta forma, as Associações de Proteção Veicular apresentam-se como imprescindíveis ao desenvolvimento de alternativas às tradicionais modalidades de seguro então vigentes, reunidas em mãos de poucos grupos econômicos e que estabelecem regras e condições que foram a causa pelo surgimento de expressivo grupo de excluídos.

Entretanto, por meio da adoção de práticas de governança harmônicas com a legislação vigente, efetivo cumprimento das obrigações estatutárias e adoção de políticas com vistas à transparência e adequação legal, a Associação de Proteção Veicular estará revestida dos mecanismos aptos a lhe permitirem percorrer um longo e próspero caminho, entregando relevante e indispensável contribuição social.

Para receber uma análise e obter as devidas informações sobre a conformidade de sua Associação com as normas vigentes, entre em contato com o Advogado Especialista em Associação de Proteção Veicular e agende uma reunião.

 

 

Dr. Wander Barbosa, sócio titular do escritório Wander Barbosa Sociedade de Advocacia. Pós-graduado em Direito Civil e Processo Civil. Pós-graduado em Direito Penal. Especializado em Recuperação Judicial e Falências pela Escola Paulista da Magistratura. Pós-graduando em Direito Empresarial pelo IBMEC. 08/05/2022

 

 

[1] MARINHO, L. H. L. Controle Gerencial: padrões de conduta ética nos negócios em uma empresa multinacional – um estudo de caso. 1999. 134 p. Dissertação (Mestrado em Administração) – Instituto de Pós-graduação e Pesquisa em Administração – COPPEAD, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro,1999.

 

[2] SCHWARTZ, M. S. A code of ethics for corporate code of ethics. Journal of Business Ethics. Kluwer Academic Publishers, v.41, p.27-43, 2002.

[3] Sobre esse ponto, a SUSEP, Superintendência de Seguros Privados tem patrocinado campanhas de modo a criminalizar as Associações que se prestam a promover danos e prejuízos decorrentes de veículos automotores, classificando tais entidades como comerciantes de seguros piratas. E, para esse intento, tem investido em ações policiais e judiciais de modo a impedir o funcionamento de inúmeras associações sob argumento tratar-se de empresa que comercializa seguros de veículos de forma camuflada em associação. http://www.susep.gov.br/setores-susep/noticias/noticias/susep-deflagra-combate-ao-seguro-pirata-em-pernambuco/?searchterm=prote%C3%A7%C3%A3o%20veicular

 

[4] Art. 16. Fazer operar, sem a devida autorização, ou com autorização obtida mediante declaração (Vetado) falsa, instituição financeira, inclusive de distribuição de valores mobiliários ou de câmbio:

Pena – Reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa.

 

[5] Stakeholder, é um dos termos utilizados em diversas áreas como gestão de projetos, comunicação social administração e arquitetura de software referente às partes interessadas que devem estar de acordo com as práticas de governança corporativa executadas pela empresa

[6]. As associações sujeitam-se à fiscalização do Ministério Público, visto que cabe a este intervir nos casos de abuso da personalidade jurídica (Art. 50 do Código Civil).